Contexte :
En tant que responsable d'un compte bancaire, tu as signé un engagement sur l'honneur pour être mandataire d'un compte bancaire. A ce titre, tu as pris connaissance des informations relatives aux justificatifs à fournir cette année à l'attention du commissaire aux comptes (CAC), disponibles ici.
RAPPEL :
Tu dois fournir un justificatif pour toute dépense qu'elle soit en espèces, par virement ou par carte bancaire, quel que soit le montant !
A la clôture des comptes le 31 Août, ils sont susceptibles d'être envoyés au CAC pour vérification.
As tu pris connaissance de l'[INFO] Les 1001 comptes - obligations et usages
Toutes les informations sur les 1001 comptes sont ici
1. Détail des justificatifs
| Ce peut être | Ce ne peut pas être |
| une facture un ticket de caisse une note de frais un reçu | un relevé de facture un ticket de retrait d'espèces |
a) une facture
Toute facture doit comporter :
- un en-tête ou un logo officiel
- un numéro de facture
- une date
- un montant HT et TTC
- le détail de tous les articles achetés, avec le montant unitaire.
Frais médicaux :
- Tu dois garder une trace des justificatifs de paiement de médecin et des factures de pharmacie avant de remettre les documents originaux aux familles.
- N'oublie pas de demander aux familles concernées le remboursement de ces frais.
b) un ticket de caisse
Il doit être complet, ne pas être plié, et comporter :
- l'en-tête du magasin
- une date
- un montant HT et TTC
c) une note de frais
Réfère-toi à la [FAQ] Comment remplir une note de frais ?
Le modèle de note de frais est disponible sur Sycomore dans la base documentaire => 01-ADMINISTRATIF => Remboursement de frais => Note de frais.xls
Elle doit être accompagnée des justificatifs correspondant aux frais qu'elle indique (notamment tickets de caisse de la pompe à essence, tickets de péage...)
2. Envoi pour vérification
En fonction du montant choisi chaque année par le Commissaire aux Comptes pour vérification, certains de ces justificatifs doivent être joints au tableau de journal de ton compte, et le tout doit être envoyé au plus tard le 31 octobre à l'adresse comptes-bancaires@scouts-europe.org ou par courrier en lettre suivie à l'adresse :
Centre national des Guides et Scouts d’Europe
Pôle Administration
Le Relais de Poste
Route de Montargis
CS 80594
77570 Château-Landon
Le montant choisi par le Commissaire aux Comptes est indiqué dès la fin des camps dans l'[INFO] Clôture des comptes : justificatifs à fournir.
Par mail, le tableau doit être envoyé en format Excel ou Libre Office, pas au format Pdf ; les justificatifs doivent être lisibles, complets et autant que possible en format Pdf.
Pour toute question, rapproche-toi d’abord de ton supérieur hiérarchique, puis du Centre National en envoyant un e-mail à comptes-bancaires@scouts-europe.org