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Contexte :

Tu es responsable d'un compte bancaire et à ce titre, tu dois remplir le tableau des 1001 comptes pour justifier toutes les dépenses de ta structure. 

As-tu pris connaissance de l'[INFO] Les 1001 comptes - obligations et usages
Retrouve toutes les informations sur les 1001 comptes ici

Pour t'aider à remplir le tableau des 1001 comptes, voici quelques informations complémentaires: 

1. Dépenses

Investissements amortissables

Il s’agit d’achats de matériel lourd dont le montant HT est supérieur à 500 Euros. Joindre impérativement la copie de la facture avec les comptes, en indiquant le nombre d’années d’utilisation prévu pour ce matériel. 

Achat de carburant (véhicules) 

Compte à utiliser pour le carburant payé d’une voiture louée ; sinon, c’est le remboursement de frais kilométriques qui doit être pris en compte (note de frais à utiliser) pour le remboursement d’un déplacement. Y compris carburant pour bateau. (Essence ou gazole ou GPL) 

Electricité, eau, gaz, bois, fuel domestique 

Sont concernés les consommations d’électricité (du local), d’eau, de gaz de ville ou grosse bombonne de gaz, de bois de chauffe, ou achat de bois pour constructions. Ne pas mettre dans cette rubrique l’eau en bouteille, qui doit être avec l’Intendance. Il est toléré de mettre les petites recharges de gaz soit avec l’Intendance, soit avec les Achats de produits entretien et sanitaires. 

Achats produits entretien et sanitaires 

Il est toléré de laisser les petits produits d’entretien de cuisine (liquide vaisselle, sopalin, lavette…), dans la rubrique Intendance. 

Matériel et outillage 

Des tentes aux cantines, en passant par tout ce qui est à l’intérieur de la cantine. 

Fournitures de bureau (papeterie, enveloppes…) 

Tout ce qui s’utilise au bureau. Les livres s’inscrivent dans la rubrique Petit matériel pédagogique, le matériel de photographie et photocopie sera porté dans la rubrique Reprographie et photos. 

Petit matériel pédagogique 

Insignes, foulards, livrets pédagogiques, papier crépon ….. Attention, ceux-ci ne doivent pas être revendus ! (Les achats et reventes pour Carrick ne doivent pas se faire sur les comptes de l’Association) 

Location de locaux 

Pour le cas où le local serait en location…

Location de véhicules 

Sans chauffeur. 

Location de bateaux et frais annexes 

Y sont portés uniquement les frais concernant directement ou indirectement les bateaux. 

Entretien des locaux 

Car le Louveteau est toujours propre et laisse tout lieu plus propre après son passage. 

Entretien et réparation de matériel 

Car le matériel est toujours prêt à servir… 

Entretien des véhicules 

Factures de garagiste, concernant les véhicules prêtés à l’unité, ou loués par l’unité. 

Assurance locaux (incendie, dégâts des eaux) 

Inscrire la prime d’assurance si elle est contractée directement par le Groupe auprès d’une compagnie d’Assurance. Ne pas inclure dans cette rubrique l’assurance si elle est payée au Centre National, mais l’inscrire plus bas, dans la rubrique Assurance local payée au Centre National. 

Cadeaux 

Les cadeaux doivent être de faible valeur. Une même personne ne peut recevoir qu’un cadeau par an. 

Dons 

Se procurer un reçu pour tout don (il doit être minime).

Transports pour les camps 

Tout type de frais de déplacements pour les unités, chefs, matériel, par autocars, voiture, SNCF…, autre que location de véhicule pour les CAMPS.

Transports durant l’année

Tout type de frais de déplacements pour les unités, chefs, matériel, par autocars, voiture, SNCF…, autre que location de véhicule durant l’année. 

Déplacements pour formation (CEP…) 

Frais engagés par l’unité pour que ses chefs rejoignent le lieu du CEP. 

Formations externes 

BAFA, BNPS, ….sauf CEP qui sera porté dans la rubrique Versements à l’AGSE pour CEP et formations. 

Intendance, frais de séjours

Tous les frais d’achats alimentaires, avec une tolérance pour les petits produits d’entretien. Les frais de sorties, entrées musées, guide haute montagne, club canoë….seront également inscrits dans ce compte. Le remboursement de l’inscription du CEP si celui-ci est réglé sur place directement par le stagiaire doit être enregistré dans ce compte. 

Affranchissements 

Achats de timbres, colis postaux… 

Téléphone, Internet… 

Oui, mais le Scout est économe… 

Frais bancaires 

Frais prélevés par la banque sur le compte pour diverses transactions payantes (virements…) 

Cotisations diverses 

Par exemple, Croix Rouge ou autres, extérieures à l’AGSE. 

Impôts et taxes diverses 

Impôts locaux, taxe de séjour, taxe ordures ménagères. 

Médecin et pharmacie 

Frais engagés pour le médecin ou la pharmacie, pendant les camps, également, frais d’achat des ingrédients de la boîte à pharmacie. 

Frais divers de gestion courante 

Il ne doit y avoir dans ce compte que de très faibles montants ; tout montant mis dans ce compte doit être détaillé. 

Avances sur frais 

Exemple : Un Chef A prélève 100 euros du compte en banque pour son assistant B. 

Pour constater cette opération, cette somme sera à inscrire dans le compte 46770001. 

L’assistant B achète pour 50 euros de pain, pour 10 euros de tickets de bus et pour 15 euros de matériel. 

L’assistant B rend 25 euros non dépensés à son chef A qui les remet sur le compte en banque. 

Pour constater ces dépenses et la remise des 25 € sur le compte, il faudra inscrire dans les différents comptes : 

    1) Débit : Intendance : 50 € 

    2) Débit : Déplacement : 10 € 

    3) Débit : Matériel : 15 € 

    4) Crédit : Montant avance dépensée (cpte 46760001) : 75 € 

    5) Crédit : Retours sur avance non dépensée (cpte 46760001) : 25 € 

Préciser le nom de B dans le libellé du journal des opérations. 

(Voir également Retours sur frais.) 

Subventions reçues et versées à d’autres comptes AGSE 

Il s’agit des subventions que la Province ou le district ont touché d’autres organismes et qu’ils reversent aux groupes et unités. 

Les reçus des subventions redonnés par les groupes ou autres unités doivent être joints avec l’envoi du fichier des comptes s’il n’y a aucun détail (nom de l’unité concernée ainsi que le montant versé) dans le journal des opérations.

Versements à l’AGSE pour CEP et formations 

Montants des prélèvements effectués par le Centre National pour les CEP.

Cotisations reversées au Centre National 

Montants réellement versés ou prélevés par le Centre National ; les cotisations remboursées par le National suite à une demande viennent en déduction. 

Versements à d’autres comptes de l’AGSE 

Le montant porté dans cette rubrique doit être détaillé : nom du compte bénéficiaire, raison du versement. 

Achats calendriers au Centre National 

Montant de la facture de calendriers payée au Centre National. 

Assurance local payée au Centre National 

Si votre local est assuré par l’intermédiaire du Centre National, le montant doit être inscrit dans cette rubrique. Si le groupe souscrit directement une assurance auprès d’un cabinet d’Assurance, voir Assurance locaux (incendie, dégâts des eaux). 

Achats SICAV 

Certains groupes, pour ne pas laisser dormir de sommes importantes, ont souscrit des SICAV monétaires. Inscrire le montant des souscriptions. Il est recommandé de céder toutes les SICAV avant le 31/08 pour simplification comptable, et de racheter, le cas échéant, le 01/09. L’achat et la revente des SICAV sont exonérés de frais, et ne sont pas imposables.

2. Recettes

Participations aux camps, WE et activités 

Outre les frais de camps payés par les parents, doivent figurer les bons CAF payés directement au groupe par la CAF, les chèques des comités d’entreprises, les chèques loisirs, les paiements des chèques vacances. 

Autres participations aux frais

Recettes et collectes diverses

Collectes et petites ventes (gâteaux) 

Subventions Hors AGSE Ville 

Subventions Hors AGSE Département

Subventions Hors AGSE Région

Subventions Hors AGSE CAF

(Autre que bons CAF.)

Subventions autres

Dons manuels

Y inscrire les dons reçus sans demande de reçu fiscal. Si le donateur souhaite un reçu fiscal, le groupe doit envoyer son chèque au Centre National, à l’ordre de l’AGSE, en demandant le reversement de la somme à votre Groupe. Un reçu fiscal lui sera adressé par votre intermédiaire, avant sa prochaine déclaration de revenus. Quand le Centre National reversera le don au groupe, celui-ci sera à inscrire à la rubrique Dons reçus via le Centre National. 

Produits divers de gestion courante 

Il ne doit y avoir dans ce compte que de très faibles montants, il s’agit principalement de prise en compte d’arrondis et d’écarts. 

Remboursements assurances

Suite à un dommage subi par le groupe. 

Produits financiers sur vente de SICAV

Y inscrire la différence entre le total des ventes de SICAV et le total des achats, telle que portée dans les comptes bancaires. 

Transfert de charges d’exploitation

Par exemple : remboursements par les parents des frais médicaux avancés pour leur compte, sont à porter à cette rubrique.

Retours sur frais 

Voir explication du compte « avances sur frais ». 

Ce compte doit toujours annuler pour la même somme le compte 46770001 « avances sur frais ». 

Subventions reçues et versées par d’autres comptes AGSE 

Il s’agit des subventions que le district ou la Province vous versent après les avoir touchées d’autres organismes…

Encaissements pour des CEP à reverser au Centre National 

Si des parents paient des CEP au Groupe, et que vous les reversez au Centre National, vous devez les porter dans cette rubrique. 

Encaissements de cotisations à reverser au Centre National 

Montant des cotisations encaissées sur le compte du groupe, reversées au Centre National ainsi que les remboursements de cotisation aux parents suite à un désistement. 

Encaissements provenant d’autres comptes GSE sauf Centre National 

Le montant inscrit dans cette rubrique doit être détaillé : nom du compte émetteur, motif du versement. 

Recettes ventes de calendriers 

Vous devez mettre dans cette rubrique le montant total de ce que vous avez encaissé sur votre compte lors de la vente de vos calendriers. 

Primes exceptionnelles reçues du Centre National sur vente de calendriers 

Si vous recevez un chèque du Centre National, car vous avez très bien vendu les calendriers…, vous devez inscrire son montant dans cette rubrique. 

Dons reçus via le Centre National 

Inscrire les sommes reçues du Centre National provenant de dons. 

Vente de SICAV (valeur nominale) 

Inscrire ici le même montant qu’à l’achat. La différence obtenue pour la revente, soit le gain, est à inscrire à la rubrique Produits financiers sur vente de SICAV.

Pour toute question, rapproche-toi d’abord de ton supérieur hiérarchique, puis du Centre National en envoyant un e-mail à comptes-bancaires@scouts-europe.org.