Contexte : 

Tu as avancé des frais lors d'une activité scoute. Tu veux en être remboursé.

Cette fiche pratique t'indique comment remplir une note de frais pour obtenir un remboursement.


As-tu vérifié à qui tu devais demander le remboursement de tes frais ? 
[INFO] Remboursement des frais  engagés


IL S'AGIT BIEN D'UNE NOTE DE FRAIS ENGAGES POUR UNE ACTIVITE TERRITORIALE, voici : 


Marche à suivre : 

Pour pouvoir donner lieu à un remboursement, la note de frais doit être remplie en entier et comme indiqué ci-dessous : 


Etape 1

Télécharge le formulaire intitulé Note de frais, disponible sur Sycomore dans la Base Documentaire -> 01-ADMINISTRATIF -> Remboursement de frais : Note de frais - remboursement au niveau local 2023/2024



Etape 2

1. Complète la note de frais :

- l'identité du bénévole et sa fonction dans le mouvement.

- la date et le lieu de l'activité. 

- le détail des frais engagés et tous les éléments utiles à leur justification. 


Bon à savoir dans le cas de déplacements en voiture : 
    - indique le point de départ, le point d'arrivée et le nombre de kilomètres parcourus, 
    - applique le forfait kilométrique adéquat (montant indiqué sur le formulaire note de frais)
    - le trajet suivi et le motif du déplacement


Point d'attention : 
Les amendes pénales (pour infraction au code de la route par exemple) sont des sanctions personnelles et ne peuvent donc pas être prises en charge par le mouvement (ni au niveau local, ni au niveau national)


2. Accole les signatures du demandeur ET du supérieur hiérarchique de la note de frais. 

La signature du demandeur engage sa responsabilité sur la sincérité des informations fournies.
En cas de fausses notes de frais, des sanctions sévères sont prévues par l’ article 441-1 - Code pénal 


La signature du supérieur hiérarchique atteste que les frais engagés par le bénévole contribuent bien à la réalisation de l’objet social du mouvement (en particulier, la participation effective du bénévole à l’activité indiquée).


Etape 3

Joins les pièces justificatives. Sans pièces justificatives, aucun remboursement. 

Exemples : notes d'hôtel et de restaurant, billets de train, tickets de péage et de parkings, factures,...  


Point d'attention : 
Ne sont pas reconnues comme pièces justificatives : 
- Les tickets de carte bancaire 
- Les tickets de retrait d'espèces


Etape 4

Envoie la note de frais directement à la personne qui doit te rembourser, le trésorier ou le chef/commissaire de l'unité pour laquelle tu as engagé des frais. 


Pour toute question, rapproche-toi d’abord de ton supérieur hiérarchique, puis du Centre National en envoyant un e-mail à notes-frais@scouts-europe.org.