Contexte : 

C’est parti pour une nouvelle année scoute ! 

Tu es commissaire de province, de district ou bien chef de groupe/unité et tu souhaites te connecter à Sycomore pour renseigner toutes les informations nécessaires de ta structure : mise à jour de la fiche structure, constitution de l’équipe encadrante, etc. 

En effet, afin que ta structure soit prête pour le début des activités scoutes, tu dois vérifier et mettre à jour les informations de ta province, ton district, unité/groupe, etc. 


IMPORTANT 
Avant toute chose, ton adhésion pour l'année est un prérequis pour récupérer tes accès Sycomore. 

Ta hiérarchie directe (chef de groupe, commissaire de district ou commissaire de province) procèdera à ton inscription sur Sycomore et aura besoin d’informations te concernant (nom, prénom, numéro de téléphone, email, etc.). Ces informations sont présentes dans le formulaire d’adhésion que tu auras déjà complété et envoyé à ton supérieur hiérarchique. En cas de doute il te contactera directement. 

La fiche d'inscription d'un encadrant est disponible dans la base documentaire de Sycomore -> Base documentaire -> Consulter la base documentaire : Adhésion -> Inscriptions -> Formulaire d'inscription chefs, commissaires et autres 2023-2024



Marche à suivre : 

Etape 1 

Accède à la structure depuis le chevron situé en haut à droite puis clique sur « Ma fiche structure ».  

Depuis le bouton « Actions », clique sur « modifier la structure ». 

 Etant responsable, tu peux mettre à jour les informations de ta structure : 

  • Description : 

Il est possible de noter le saint patron pour les Feux et les Clans par exemple. 

  • Département de l’unité : 

Il est nécessaire pour localiser une unité et pouvoir donner le bon contact dans la cadre d’information, des camps, etc. Grâce à une adresse (par exemple, la paroisse qui accueille ton unité) nous pourrons mieux renseigner la carte interactive du site internet et permettre aux parents qui souhaitent inscrire leurs enfants dans ta structure de mieux te situer.

 

Etape 2 

Depuis le bouton « Actions », clique sur « administrer les contacts ». 

Le responsable (chef de groupe/unité ou commissaire) doit faire figurer les "contacts principaux" de la structure : 

  • Animatif (par exemple : le chef de groupe/unité) 
  • Administratif (par exemple : le chef de groupe/unité adjoint de l’unité/groupe)
  • Financier (par exemple : le trésorier de l’unité/groupe)
  • Suivi des inscriptions formations (par exemple : le secrétaire de l’unité/groupe) : reçoit les messages envoyés tout au long du cursus de formation des chefs inscrits dans ta structure, depuis la demande d'inscription à l'acceptation en formation. Si rien n'est indiqué, les demandes de validation intermédiaire n'arriveront pas!

 

 

Réfère-toi à la [FAQ] Comment remplir les contacts obligatoires de ma structure dans Sycomore ?


A noter 
Définir les contacts principaux de ta structure permet de formaliser le rôle de ces personnes qui sont, par exemple, le chef de groupe, son adjoint, son secrétaire et son trésorier pour un groupe. En les désignant « contacts principaux », ils recevront les communications de Sycomore tels que la confirmation d’inscription d’un chef à une formation, etc.

 

Etape 3

Afin que les membres de l’équipe encadrante (assistant, adjoint, secrétaire, trésorier, conseiller religieux) d’un groupe/unité, district ou province aient un accès à Sycomore, le responsable (chef de groupe/unité, commissaire) doit procéder à l’adhésion de son équipe sur Sycomore. 

Prends connaissance de la procédure de renouvellement en lisant la [FAQ] Dans Sycomore, renouveler les adhérents de son groupe/unité de l’année précédente. S’il s’agit d’une adhésion classique, le pas à pas suivant explique toutes les démarches : [FAQ] Comment inscrire un nouvel adhérent ?

 

A noter 
Un bénévole encadrant peut avoir plusieurs fonctions au sein de l'AGSE. Par exemple, une personne peut être à la fois chef de groupe et également commissaire d'une province. Comment l'indiquer sur Sycomore ? Il suffit de lui ajouter une fonction secondaire. Toutes les explications sont dans la [FAQ] Comment ajouter une fonction secondaire ?


Pour toute question, rapproche-toi d’abord de ton supérieur hiérarchique, puis du Centre National en envoyant un mail à cotisations@scouts-europe.org.