Contexte : 

Tu es chef de groupe, commissaire de district, commissaire de province, trésorier, secrétaire, personne renseignée comme contact financier de ta structure et tu es administrateur d'un compte HelloAsso, tu peux créer une billetterie pour l'organisation des camps, des sorties et tout autre évènement. 


Assure-toi que tu respectes bien les règles d'usage de ton compte HelloAsso 


Marche à suivre : 

Etape 1


Récupère les accès à ton compte HelloAsso (si cela n’est pas déjà effectué)

Pour cela, nous t’invitons à te reporter à la [FAQ] Sur HelloAsso, récupère les accès à ton compte HelloAsso.


Etape 2


Rendez-vous dans la rubrique Mes Billetteries de ton espace HelloAsso. Tu es invité à créer ta billetterie, étape par étape. 

1- les informations générales de l’événement : le nom de l’événement, le type d’événement que tu organises, le lieu, la date et sa durée.


 2- les tarifs, options et paramètres avancés : clique sur “Ajouter un élément” pour y ajouter les différentes formules tarifaires, ainsi que les options. Crée un ou des codes promos si tu proposes des réductions ou gratuités à certaines personnes. 

Paramètre tes options supplémentaires : plusieurs options s’offrent à toi. Génère des billets via HelloAsso (nous les enverrons automatiquement aux participants dans leur e-mail de confirmation), permets à tes participants si tu le désires de faire un don en plus de leur inscription (attention, ne délivre pas de reçu fiscal suite à un don encaissé via HelloAsso, celui-ci ne serait pas légal : les reçus fiscaux doivent obligatoirement passer par le Centre National), limite le nombre d’inscrits à ta billetterie et détermine une date de fin de vente.


3- les informations complémentaires : tu vas pouvoir ajouter des informations qui seront demandées aux participants lorsqu’ils s’inscriront à ton événement. Par exemple, le numéro de téléphone du responsable légal de la personne participante, dans le cas où celle-ci serait mineure.


4- la personnalisation : ici, tu vas pouvoir personnaliser ta billetterie et la mettre aux couleurs de l’AGSE. Profites-en pour y inclure les éléments qui seront particulièrement utiles le jour de l’événement pour les participants (programme, lieu de rendez-vous, etc.)

 

  • Diffuse la billetterie

Après avoir créé ta billetterie, tu vas pouvoir la diffuser grâce au lien (url) de partage à copier/coller sur tous les supports de communication : réseaux sociaux, flyers, affiches, newsletters, etc. Utilise le flashcode afin de l’intégrer sur les supports matériels !

  • Déclenche les virements sur ton compte bancaire 

Afin de déclencher le virement des sommes collectées via votre billetterie, il faudra te rendre dans l’onglet Mon compte > Mes versements. Afin de garantir la sécurité des paiements et des encaissements, un délai de 7 jours est appliqué entre le moment où la personne a effectué son paiement, et le moment où la somme pourra être virée sur le compte bancaire de ta structure : ce délai de 7 jours correspond au temps nécessaire pour l'analyse des paiements, il est donc incompressible.


Pour toute question complémentaire, envoie un mail à comptes-bancaires@scouts-europe.org.