Portail de support des Guides et Scouts d'Europe

Contexte : 

Tu es chef de groupe, commissaire de district, de province ou trésorier et tu prends service cette année comme responsable d'un ou plusieurs comptes bancaires.

Tu dois être enregistré en tant que signataire principal 

Marche à suivre : 

Etape 1 : En cas de changement, assurer la transition avec ton prédécesseur

- Les archives du compte (relevés, justificatifs de dépenses…) doivent t'être transmises.

Etape 2 : Etre enregistré comme contact financier dans ta structure

Tu dois être cotisant sur Sycomore, chef de groupe, adjoint, trésorier, secrétaire, commissaire de district ou de province. 

Afin de facilement te retrouver parmi les différents membres de la maîtrise, il faut te renseigner comme "contact financier" sur la fiche de ta structure (grâce à la fonctionnalité "Administrer les contacts" du bouton "Actions").

Réfère toi à la [FAQ] Comment remplir les contacts obligatoires de ma structure dans Sycomore ?

Etape 3 : Compte Bancaire - Banque AGSE

Banque AGSE te permet de :

     a) consulter le solde et les opérations sur ton compte bancaire.

     b) effectuer des virements.

     c) justifier le compte en renseignant les imputations comptables et en rajoutant les justificatifs de chacune des dépenses.

Complète et renvoie à l'adresse comptes-bancaires@scouts-europe.org :

- l’engagement sur l’honneur signataire d’un compte bancaire disponible sur la base documentaire de Sycomore.

- la copie recto-verso de ta pièce d’identité en cours de validité (CNI ou passeport).

Etape 4 : Cartes bancaires

Prends contact avec le Centre National à l’adresse comptes-bancaires@scouts-europe.org, et demande :

• L'annulation de la carte bancaire, si le titulaire n’est plus cotisant. Envoies une photo de la carte découpée. Attention un contrôle peut être effectué en cours d'année et les cartes seront automatiquement annulées. 
• Le formulaire à compléter et à signer pour obtenir une nouvelle carte Affaires. 
• Le formulaire de carte de dépôt pour la remise d’espèces au guichet bancaire.

Réfère-toi aux FAQ suivantes :
- [INFO] Tout savoir sur la carte bancaire
- [FAQ] Comment demander une carte bancaire ?

Etape 5 : HelloAsso

Il s'agit d'un système de paiement par Internet, sans frais, à destination des associations.

Seul le compte national de HelloAsso peut recevoir des dons.

Un compte HelloAsso de groupe ne peut servir que de billetterie : paiement des activités ou autre.

L'ouverture d'un compte HelloAsso de groupe n'est possible qu'après demande et acceptation d'ouverture auprès de comptes-bancaires@scouts-europe.org. Joins dans ton mail Engagement sur l'honneur signataire d'un compte bancaire complété et si ce n'est que pour l'accès sur Helloasso, ne pas oublier de le préciser sur le formulaire.

Réfère-toi aux FAQ suivantes sur le portail de support : 
- Qu'est-ce-que HelloAsso ?
- [FAQ] Sur HelloAsso, comment récupérer les accès à mon compte ?
- [INFO] Les règles d'usage à respecter lors de l'utilisation de ton compte HelloAsso

Etape 6 : Les 1001 comptes, ou concrètement ce qu'il faut faire tout au long de l'année.

- Tu renseignes sur Banque AGSE les imputations comptables sur toutes les transactions passées sur le compte qui ne sont pas validées automatiquement;

- Tu rajoutes tous les justificatifs de dépenses (factures, tickets de caisse) quel que soit le montant pour toutes les dépenses.

Ces données doivent être renseignées au fur et à mesure de l’année et non pas en fin d'exercice. 

Un blocage du compte et des virements s'effectue automatiquement si une transaction n'est pas affectée et justifiée au bout de 60 jours.

Réfère-toi aux FAQ suivantes sur le portail de support :
-[INFO] BANQUE AGSE - Présentation de l'outil
Banque AGSE | Module transaction
Banque AGSE | Module virement

Merci !

Pour toute question, prends tout d'abord contact avec ton supérieur hiérarchique, puis rapproche-toi du Centre National en envoyant un e-mail à comptes-bancaires@scouts-europe.org.