Contexte :
Tu es chef de groupe, commissaire de district, de province ou trésorier et tu rends service cette année comme responsable d'un ou plusieurs comptes bancaires.
De manière générale, tu trouveras :
- toutes les fiches pratiques dans l'onglet "Solutions" du Portail de support de l'AGSE.
- tous les formulaires nécessaires téléchargeables dans la Base Documentaire de Sycomore.
Marche à suivre :
Etape 1 : En cas de changement, assurer la transition avec ton prédécesseur
- Tu dois t'assurer que l’équipe précédente a bien justifié les comptes en renvoyant à l'adresse comptes-bancaires@scouts-europe.org le fichier des 1001 comptes (disponible dans la base documentaire de Sycomore ici : .ods ou .xls) rempli et accompagné des justificatifs demandés par notre commissaire aux comptes (CAC).
- Les archives du compte (relevés, justificatifs de dépenses…) doivent t'être transmises.
Etape 2 : Etre enregistré comme contact financier dans ta structure
Tu dois être cotisant sur Sycomore, chef de groupe, adjoint, trésorier, secrétaire, commissaire de district ou de province.
Afin de facilement te retrouver parmi les différents membres de la maîtrise, il faut te renseigner comme "contact financier" sur la fiche de ta structure (grâce à la fonctionnalité "Administrer les contacts" du bouton "Actions").
Réfère toi à la [FAQ] Comment remplir les contacts obligatoires de ma structure dans Sycomore ?
Etape 3 : Compte bancaire
Prends contact avec le Centre National à l’adresse comptes-bancaires@scouts-europe.org, et demande :
- Le changement du titulaire de la carte bancaire. Lors d’un contrôle, si le titulaire n’est plus cotisant, la carte sera automatiquement annulée.
- Le formulaire à compléter et à signer pour obtenir une nouvelle carte Affaires.
- Le formulaire de carte de dépôt pour la remise d’espèces au guichet bancaire.
Réfère-toi aux FAQ suivantes : - [FAQ] Comment demander une augmentation de plafond sur ma carte bancaire ? - [INFO] Activation de ta carte bancaire Affaires Société Générale
Etape 4 : Exabanque
Exabanque te permet de :
a) consulter le solde et les opérations sur ton compte bancaire.
b) éditer les relevés de compte (ils ne sont envoyés ni par la banque, ni par le Centre National)
c) effectuer des virements.
Complète et renvoie à l'adresse comptes-bancaires@scouts-europe.org :
- l’engagement sur l’honneur Exabanque disponible sur la base documentaire de Sycomore.
- la copie recto-verso de ta pièce d’identité en cours de validité (CNI ou passeport).
INFORMATION : Pour pouvoir utiliser Exabanque, il te faut un nom d'accès, un mot de passe et une carte pour le code de sécurité. Tout ceci t'est envoyé par le Centre National une fois que tu as effectué toutes les démarches ci-dessus. Pour des renseignements plus précis concernant le fonctionnement d'Exabanque, réfère-toi aux FAQ correspondantes.
Etape 5 : HelloAsso
Il s'agit d'un système de paiement par Internet, sans frais, à destination des associations.
Seul le compte national de HelloAsso peut recevoir des dons.
Un compte HelloAsso de groupe ne peut servir que de billetterie : paiement des activités ou autre.
L'ouverture d'un compte HelloAsso de groupe n'est possible qu'après demande et acceptation d'ouverture auprès de comptes-bancaires@scouts-europe.org. Joins dans ton mail l'engagement sur l'honneur complété.
Réfère-toi aux FAQ suivantes sur le portail de support :
- Qu'est-ce-que HelloAsso ?
- [FAQ] Sur HelloAsso, comment récupérer les accès à mon compte ?
- [INFO] Les règles d'usage à respecter lors de l'utilisation de ton compte HelloAsso
Etape 6 : Les 1001 comptes, ou concrètement ce qu'il faut faire tout au long de l'année.
- Tu télécharges le fichier des 1001 comptes sur la base documentaire de Sycomore : .ods ou .xls
- Au fur et à mesure de l'année, tu collectes les justificatifs et tu complètes le fichier.
Ainsi ce sera plus simple et plus rapide à la fin de l'année scoute, quand il faudra faire remonter les informations au Centre National !
Réfère-toi aux FAQ suivantes sur le portail de support :
- [INFO] Tout savoir sur les justificatifs des 1001 comptes.
- [FAQ] Comment remplir le tableau des 1001 Comptes ?
- [ASTUCES] Pour la colonne B du tableau des 1001 Comptes.Merci !
Pour toute question, prends tout d'abord contact avec ton supérieur hiérarchique, puis rapproche-toi du Centre National en envoyant un e-mail à comptes-bancaires@scouts-europe.org.