Contexte


Dans le cadre de la digitalisation progressive des outils de l’AGSE, la solution JENJI disponible sur ordinateur et sur mobile a été retenue pour fluidifier le traitement des notes de frais par le Centre National.

JENJI permet à la fois aux bénévoles et aux salariés de saisir une dépense en scannant ou en important un justificatif. Les responsables de budget et le Centre National vont ensuite procéder à la validation de cette note de frais depuis JENJI.


Une fois que la note de frais aura passé toutes les étapes de validation, le processus de remboursement sera enclenché. A tout moment, vous aurez une vue claire sur l'ensemble de vos dépenses et vous pourrez suivre l'avancement de leur traitement.


Pour savoir qui est le responsable d'un budget : [INFO] Pour quels budgets saisit-on une note de frais dans Jenji ?
Nb: un responsable de budget peut déléguer la validation des dépenses à un membre de son équipe en envoyant un mail à notes-frais@scouts-europe.org pour informer le Centre national.


Marche à suivre


Cette étape de vérification permet de contrôler les dépenses saisies et affectées à votre budget. Vous allez valider la conformité des frais engagés et en accepter l'imputation sur le budget dont vous êtes responsable.

 

En tant que Responsable de Budget, vous allez devoir :

1) Accéder aux dépenses

  • Sur votre page Jenji (https://app.jenji.io/), cliquez à gauche sur l’onglet A vérifier. Une bulle vous indique le nombre de dépenses en attente de vérification.

                                                                   

  • Deux vues sont à votre disposition, selon votre préférence : 
  • Afin de vous alerter d'une possible double saisie de dépenses, l'alerte Doublons se déclenche si au moins 2 dépenses ont été saisies avec la même date et le même montant. Cette alerte s’affiche sur la liste des dépenses avec une icône Avertissement, et lorsque vous cliquez sur la dépense. Soyez vigilant.
  • Sélectionnez les dépenses à vérifier en cochant leur case à gauche puis cliquez sur Consulter en haut à droite.


2) Contrôler et modifier les dépenses au besoin

Vous arrivez sur la page de la dépense saisie . Pour chaque dépense, vous visualisez :

  • Le justificatif de la dépense à gauche, sauf s'il s'agit de frais kilométriques (visualisation du trajet).
  • Les données associées à la dépense à droite (extraites automatiquement par Jenji ou renseignées par l’émetteur de la note de frais).

En tant que Responsable de Budget, vous devez vous assurer que les données sont cohérentes par rapport aux informations présentes sur le justificatif. En cas d'information incorrecte ou manquante, vous pouvez modifier n’importe quel champ de la dépense en cliquant sur Modifier en haut à droite puis sur Sauvegarder en bas.


3) Prendre une décision de conformité

Une fois votre contrôle terminé, vous devez juger la conformité de la dépense. Pour cela, il suffit de cliquer sur le bouton de votre choix en bas :

                                                             

  • Non Conforme : La dépense est jugée non acceptable en tant que telle (photo floue ou illisible, complément d'information requis, etc.). Si nécessaire, cliquez sur Modifier en haut à droite et ajoutez un commentaire dans le dernier champ afin de demander davantage d’informations à l’émetteur. 

Si vous cliquez sur Non Conforme, la dépense est renvoyée auprès de l’émetteur. Une notification mobile et un mail lui sont envoyés automatiquement, évitant ainsi d'initier un échange en parallèle de Jenji. L’émetteur prend connaissance de la décision en temps réel et peut soumettre une nouvelle version de sa dépense intégrant toutes les informations requises.


  • Conforme : Le justificatif et les données associées sont cohérents. 

Si vous cliquez sur Conforme, la dépense passe à la deuxième étape de validation et est envoyée au Comptable du Centre National pour validation.

Une fois l'étape de vérification réalisée, les dépenses n'apparaissent plus dans votre onglet A vérifier (sauf si aucune décision n'a été prise). 

Vous pouvez retrouver les dépenses que vous venez de traiter dans l'onglet Dépenses > Equipe.


Important :
Vous pouvez revenir sur votre décision de conformité tant qu'une dépense n'a pas été traitée par le comptable du Centre National. 
Pour ce faire, cliquez à gauche sur l'onglet Dépenses > Equipe puis chercher la dépense grâce aux différents filtres à votre dispositon. 
Cliquez sur la dépense pour la visualiser puis sur le bouton Non conforme en bas.



Pour toute question, rapproche-toi d’abord de ton supérieur hiérarchique, puis du Centre National en envoyant un e-mail à notes-frais@scouts-europe.org.