Contexte :


Durant de nombreuses années, les chefs de groupe, commissaires de district et commissaires de province étaient titulaires des comptes de groupe durant la durée de leur service. Ils réalisaient les virements et autres mouvements sur les comptes AGSE eux-mêmes en autonomie. 


Le droit du commerce bancaire a évolué en Europe vers plus de contrôle et de rigueur ; la vitesse de rotation des cadres de l’AGSE a rendu également extrêmement coûteux le suivi des cartes de signatures, des cartes d’identité et autres documents administratifs.


La solution a été de centraliser, non pas la gestion des comptes, mais la validation des virements au centre national avec comme seuls responsables légaux de ces mouvements le centre national, le président et le trésorier national. 


L’ETN multimédia, la commission support au centre national issue du conseil d’administration, le trésorier national et le pôle administratif et financier travaillent actuellement sur une nouvelle solution « BANQUE AGSE » en remplacement d’Exabanque et du tableau des 1001 comptes. 

Cette solution permettra à tous les signataires principaux de comptes bancaires de faciliter la tenue de leur comptabilité annuelle et la gestion des virements.



Mise en place au 16 Octobre 2023 :


Un accès gratuit permet de :

  • Consulter  les opérations du compte de la structure enregistrées jusqu'à la veille

  • Extraire les opérations et relevés de compte sous format Excel

  • Avoir une antériorité de 400 jours glissants des opérations passées

  • Justifier chaque mouvement bancaire en transmettant une facture

  • Enregistrer le compte comptable correspondant à la dépense ou à la recette, en remplacement du tableau des 1001 comptes.


Mise en place à l'hiver 2023-2024 : 


Jusqu'à présent, tous les virements demandés par les signataires de comptes bancaires sont saisis sur la plateforme Exabanque.  Ce système gère les 1026 comptes d’unité de l’AGSE. A partir de banque AGSE, il sera possible de payer par virement. Exabanque ne sera plus utilisé. 


Lors de la saisie des virements, il faut bien penser à :

  • Rassembler toutes les opérations en une seule remise, 

  • Transmettre les justificatifs de toute opération ou « remise » (plusieurs demandes de virements rassemblées) au-delà de 800€. Ces justificatifs sont nécessaires pour le contrôle du commissaire aux comptes afin qu’il certifie annuellement le bilan de l’association. Tout justificatif fourni lors de la demande d’un virement n’aura plus à être joint lors de la remontée des 1001 comptes en fin d’année sauf si un devis ou un bon de commande a été transmis précédemment, il faudra alors renvoyer la facture définitive.

  • Lors d’un virement pour un fournisseur (bus, carrick, etc…), saisir impérativement dans « motif » le numéro de devis, commande ou facture. 



POINT D'ATTENTION : 
Justifier chaque virement par une facture permet de ne pas revenir dessus en fin d'année et de stocker les justificatifs de manière sécurisée et pérenne.



Pour toute question, contacte le centre national en envoyant un email à comptes-bancaires@scouts-europe.org