Aide pour imputation des transactions sur Banque AGSE
DEPENSES
Investissements amortissables
Il s’agit d’achats de matériel lourd dont le montant HT est supérieur à 500 Euros. Joindre impérativement la copie de la facture qui doit être au nom de l’AGSE
Intendance et frais divers de séjours
- Tous les frais d’achats alimentaires. Les frais de sorties, entrées musées, guide haute montagne, club canoë….
- Le remboursement de l’inscription du CEP ou formation de base, si celui-ci est réglé directement par le stagiaire doit être
Ainsi que toutes dépenses ci-dessous
Electricité, eau, gaz, bois, fuel domestique
Sont concernés les consommations d’électricité (du local), d’eau, de gaz de ville ou grosse bombonne de gaz, de bois de chauffe, ou achat de bois pour constructions.
Achats produits entretien et sanitaires
Il est toléré de laisser les petits produits d’entretien de cuisine (liquide vaisselle, sopalin, lavette…)
Affranchissements
Achats de timbres, colis postaux…
Téléphone,Internet…
Oui, mais le Scout est économe…
Cotisations diverses
Par exemple, Croix Rouge ou autres, extérieures à l’AGSE
Impôts et taxes diverses
Impôts locaux, taxe de séjour, taxe ordures ménagères.
Achat carburant (véhicules+bateaux) :
Compte à utiliser pour le carburant payé d’une voiture louée ; sinon, c’est le remboursement de frais kilométriques qui doit être pris en compte (note de frais à utiliser) pour le remboursement d’un déplacement.
Y compris carburant pour bateau
Matériel et outillage,Fournitures de bureau (papeterie, enveloppes…) :Cpte dans banque AGSE : Achat matériel
Des tentes aux cantines, en passant par tout ce qui est à l’intérieur de la cantine. Carrick, matériel pédagogique
Impressions et reprographie
Location et Assurance locaux (incendie, dégâts des eaux) : Cpte dans banque AGSE : Location et assurances locaux
Assurances:
Franchise et extension d'assurance pour les véhicules
Location de véhicules
Sans chauffeur.
Location de bateaux et frais annexes
Y sont portés uniquement les frais concernant directement ou indirectement les bateaux.
Location occasionnelle
Location de matériel, sono …..
Entretien et réparation de matériel / locaux/ véhicules : Cpte dans banque AGSE : Entretien et réparation matériel
Car le Louveteau est toujours propre et laisse tout lieu plus propre après son passage.
Car le matériel est toujours prêt à servir…
Les frais de véhicule :
- Tu ne peux pas acheter ou recevoir un véhicule en don au nom de l'AGSE
- Tu ne peux pas payer l'entretien d'un véhicule
- Tu ne peux pas payer l'assurance annuelle, ni le contrôle technique d'un véhicule
Cadeaux et Dons: Cpte dans banque AGSE : Cadeaux et dons
Le montant fixé par l'Etat est de 65€ maximum par bénévole et une seule fois par personne.
Se procurer un reçu pour tout don (il doit être minime)
Déplacements et transports
Tout type de frais de déplacements pour les unités, chefs, matériel, par autocars, voiture, SNCF…, autre que location de véhicule pour les camps, l’année et les formations
Formations externes
BAFA, BNPS, PSC1….. réglé à un organisme extérieur
Frais bancaires
Frais prélevés par la banque sur le compte pour diverses transactions payantes (cotis CB, refacturation de CB si perte…..)
Médecin et pharmacie : Cpte dans banque AGSE : Frais médicaux
Frais engagés pour la constitution de la trousse à pharmacie servant pour l’ensemble du groupe
Pour Rappel : les frais médicaux nominatif (médecin + pharmacie) sont à mettre en Avance sur frais et doivent être remboursé par les familles au retour des camps (Tu dois garder une trace des justificatifs de paiement de médecin et des factures de pharmacie avant de remettre les documents originaux aux familles).
Frais divers de gestion courante
Subventions publiques reçues et reversées directement aux familles sinon il ne doit y avoir dans ce compte que de très faibles montants ; tout montant mis dans ce compte doit être détaillé.
Avances sur frais : à utiliser seulement si remboursement sur l'exercice en cours ou suivant
Exemple : Un Chef A prélève 100 euros du compte en banque pour son assistant B.
L’assistant B achète pour 50 euros de pain, pour 10 euros de tickets de bus et pour 15 euros de matériel. L’assistant B rend 25 euros non dépensés à son chef A qui les remet sur le compte en banque.
Pour constater ces dépenses (paiement de l’avance) il faudra inscrire dans les différents comptes :
- Débit : Intendance : 50 €
- Débit : Déplacement : 10 €
- Débit : Matériel : 15 €
- Débit : Avance sur frais non dépensée : 25 €
et lors du remboursement des 25 € non dépensée sur le compte, le compte à utiliser est Retour sur frais
Pour rappel : Toute somme imputée en avance sur frais doit obligatoirement être annulée par un Retour sur frais
Retrait d'espèces
Pour activation de la carte "mettre en avance sur frais" et il faut remettre la somme sur le compte en "retour sur frais" si la somme est dépensée il faut mettre le justificatif dans la transaction
Subventions reçues et versées à d’autres comptes AGSE : Validation en automatique
Il s’agit des subventions publiques extérieurs reçues par une structure et reversées à d’autres structures
Versements à d’autres comptes de l’AGSE : Validation en automatique
Versements à l’AGSE pour CEP et formations : Validation en automatique
Montants des prélèvements effectués par le Centre National pour les CEP
Cotisations reversées au Centre National : Validation en automatique
Montants prélevés par le Centre National
Versement au Centre Nat. : participation activités nationales
Concours chants, paray/vezelay, Journée Nationale, JMJ
Achats calendriers au Centre National : Validation en automatique
Montant de la facture de calendriers payée au Centre National.
RECETTES
Participations Camps et CEP
Participations frais groupe
Recettes et collectes diverses
Collectes et petites ventes (gâteaux), remboursement Carrick
Subventions publiques : Ville/ Département/ Région
Subventions Hors AGSE CAF
(Autre que bons CAF)
Dons manuels
Y inscrire les dons reçus sans demande de reçu fiscal. Si le donateur souhaite un reçu fiscal, le groupe doit envoyer son chèque au Centre National, à l’ordre de l’AGSE, en demandant le reversement de la somme à votre Groupe. Un reçu fiscal lui sera adressé par votre intermédiaire, avant sa prochaine déclaration de revenus. Quand le Centre National reversera le don au groupe, celui-ci sera à inscrire à la rubrique Dons reçus via le Centre National.
Dons reçus via le Centre National
Encaissement par le National et reversé aux structures
Produits divers de gestion courante
Il ne doit y avoir dans ce compte que de très faibles montants, il s’agit principalement de prise en compte d’arrondis et d’écarts.
Transfert charg. exploi et rbt assurances
Par exemple : remboursements par les parents des frais médicaux avancés pour leur compte et non mis en Avance sur frais
Assurance : Suite à un dommage subi par le groupe.
Retours sur frais
Voir explication du compte « avances sur frais »
Ce compte doit toujours annuler pour la même somme le compte « avances sur frais »
Subventions reçues et versées par d’autres comptes AGSE
Il s’agit des subventions que vous verse une autre structure, après les avoir touchées d’autres organismes…
Encaissements pour des CEP à reverser au Centre National
Si des parents paient des CEP au Groupe, et que vous les reversez au Centre National, vous devez les porter dans cette rubrique.
Encaissements de cotisations à reverser au Centre National
Montant des cotisations encaissées sur le compte du groupe et reversées au Centre National
Encaissements provenant d’autres comptes GSE sauf Centre National : Validation automatique
Recettes ventes de calendriers
Vous devez mettre dans cette rubrique le montant total de ce que vous avez encaissé sur votre compte lors de la vente de vos calendriers.
Primes exceptionnelles reçues du Centre National sur vente de calendriers : Validation automatique
Reversement Guides et Scouts Calendriers (remise sur vente de calendrier si vente supérieure au minimum demandé)