Contexte

 

Comme tout organisme accueillant des mineurs, le mouvement doit se déclarer auprès des préfectures, plus précisément auprès du Service Départemental à la Jeunesse, à l'Education et au Sport (SDJES). 

 

L'année est jalonnée de déclarations administratives à effectuer via le site de la Téléprocédure des Accueils des Mineurs (TAM). Chaque unité qui compte 7 mineurs et plus doit se déclarer chaque trimestre auprès du SDJES de son département, ainsi que pour chaque camp de 

 

 Qui procède à cette déclaration ? [FAQ] Quelles sont les différences entre l'administrateur TAM et le gestionnaire TAM ?



Marche à suivre


1. Remplir la fiche initiale : [FAQ] Comment déposer une fiche initiale ?


2. Remplir la fiche complémentaire


Chaque chef de groupe (en tant que gestionnaire TAM) effectue alors les déclarations complémentaires : déclarations trimestrielles et les déclarations de camps (de plus de 3 nuits) de chacune de ses unités.

 

Ces déclarations sont très importantes, car sans elles il ne peut y avoir aucune activité sans la présence des parents des mineurs. Les délais sont stricts, donc importants à respecter !



Dans la fiche complémentaire, le gestionnaire TAM renseigne : 


    → Période de l'activité : "dates de début et de fin" : dates du trimestre ou du camp

    → Effectifs maximum, par tranche d'âge (6/13 ans ou 14/17 ans).  

    → Cocher "matin", "après-midi" et "temps méridien" (sur la fiche complémentaire uniquement). 


→ La localisation de l'activité

  • Celle de la fiche initiale dans le cadre d'une déclaration trimestrielle
  • Ajouter une "nouvelle localisation" dans le cadre d'une déclaration pour un camp de plus de 3 nuits. 


→ Le déclarant et la personne à prévenir en cas d'urgence

  • Le déclarant est le chef de groupe (dans le cas d'une unité jaune ou verte)
  • La personne à prévenir en cas d'urgence est le chef d'unité (la personne qui est sur place lors des activités)



→ Ajouter l'équipe d'encadrement en cliquant sur "ajouter", en haut à droite 




1. Vérifier si l'intervenant existe (personne déjà créée dans le système) 

  • Dans l'onglet "intervenants disponibles"
  • Chercher par Nom
  • Cliquer sur "sélectionner"



                2. Si l'intervenant n'existe pas : 

  • Cliquer sur "création d'un nouvel intervenant" 
  • Puis remplir les champs de la page "Nouvel intervenant" (sur la base de la carte d'identité de l'intervenant pour éviter une "AIA" → Aucune identité applicable (autre FAQ)




→ Ajouter l'équipe d'encadrement en cliquant sur "ajouter", en haut à droite

  • Renseigner la fonction
  • Renseigner la catégorie de diplôme & le diplôme
  • La qualité 


 


Une fois une déclaration effectuée sur TAM, elle fait l'objet de plusieurs vérifications automatiques et manuelles qui peuvent être plus ou moins longues. On vérifie : 

  • Que les identités des adultes et des chefs sont exactes
  • Qu'ils ne font pas l'objet d'une mesure administrative ou d'une condamnation pénale. 
  • La maîtrise est validée au regard du taux de chefs et de leur formation. 

 


3. Obtenir le récépissé


Une fois que la déclaration est déposée, le chef de groupe reçoit un récépissé. Ce document est important, chaque chef d'unité doit l'avoir sur lui durant les activités afin de le présenter en cas d'inspection.