En tant que signataire principal d'un compte bancaire, tu as signé un engagement sur l'honneur. A ce titre, tu as pris connaissance des informations relatives aux justificatifs.
Règles d'usage :
- Chaque signataire principal en charge d'un compte bancaire doit pouvoir fournir les justificatifs de chaque mouvement bancaire.
- Et ce, quelle que soit la dépense : en espèces, par virement ou par carte bancaire, quel que soit le montant !
- Le commissaire aux comptes peut vérifier n'importe quel justificatif.
Grâce à Banque AGSE, tu peux simplement nous transmettre les justificatifs de chaque mouvement bancaire.
Prend connaissance de [FAQ] Banque AGSE, comment ajouter un justificatif ?
Point d'attention : Certaines dépenses ne peuvent pas être remboursées : - Les amendes pour infractions - Les cotisations des adhérents [INFO] La cotisation d'un chef ou d'un assistant peut-elle être prise en charge par mon groupe?
1. Détail des justificatifs :
| Ce peut être | Ce ne peut pas être |
| une facture un ticket de caisse une note de frais un reçu | un relevé de facture un ticket de retrait d'espèces un ticket de carte bancaire une attestation sur l'honneur |
a) une facture ou un ticket de caisse
Il doit être complet, lisible (ne pas être plié) et comporter :
- un en-tête ou un logo officiel
- un numéro de facture
- une date
- un montant HT et TTC
- le détail de tous les articles achetés, avec le montant unitaire.
Points d'attention : 1- sur les frais médicaux :
- Tu dois garder une trace des justificatifs de paiement de médecin et des factures de pharmacie avant de remettre les documents originaux aux familles.
- N'oublie pas de demander aux familles concernées le remboursement de ces frais. 2- sur les cadeaux : - le montant fixé par l'Etat est de 65€ maximum par bénévole et une seule fois par personne. [INFO] Remise de cadeaux à un bénévole
b) un ticket de caisse
Il doit comporter :
- l'en-tête du magasin
- une date
- un montant HT et TTC
c) une note de frais
Réfère-toi à la [FAQ] Comment remplir une note de frais ?
Le modèle de note de frais est disponible sur Sycomore dans la base documentaire => 01-ADMINISTRATIF => D- Remboursement de frais => Note de frais.xls
Elle doit être accompagnée des justificatifs correspondant aux frais qu'elle indique (notamment tickets de caisse de la pompe à essence, tickets de péage…)
Rappel : En cas de remboursement d'essence, le montant remboursé ne peut pas être supérieur à celui des frais kilométriques.
2. Transmets tous tes justificatifs :
Banque AGSE te permet de transmettre simplement tous les justificatifs relatifs à la comptabilité de trésorerie de ta structure. Tout au long de l'année, transmets les justificatifs, ils seront archivés et utilisés par le commissaire aux comptes à la clôture.
Ton temps est précieux, il est aussi ton pire ennemi ! il rend plus difficile la collecte des justificatifs. Alors une fois par mois, deux fois les mois les plus tendus, saisie la comptabilité et rentre les justificatifs dans Banque AGSE !
Pour aller plus loin : [FAQ] Banque AGSE, comment ajouter un justificatif ? [FAQ] Banque AGSE, comment affecter un compte comptable à une transaction bancaire ?
Pour toute question, rapproche-toi d’abord de ton supérieur hiérarchique, puis du Centre National en envoyant un e-mail à
comptes-bancaires@scouts-europe.org