Portail de support des Guides et Scouts d'Europe

Contexte :

En tant que signataire principal d'un compte bancaire, tu as signé un engagement sur l'honneur. A ce titre, tu as pris connaissance des informations relatives aux justificatifs. 

Règles d'usage : 

• Chaque signataire principal en charge d'un compte bancaire doit pouvoir fournir les justificatifs de chaque mouvement bancaire. 
• Et ce, quelle que soit la dépense : en espèces, par virement ou par carte bancaire, quel que soit le montant ! 
• Le commissaire aux comptes peut vérifier n'importe quel justificatif. 

Grâce à Banque AGSE, tu peux simplement nous transmettre les justificatifs de chaque mouvement bancaire. 

Prends connaissance de [FAQ] Banque AGSE, comment ajouter un justificatif ?

LES INTERDITS : 
Certaines dépenses ne peuvent pas être remboursées : 
    -    Les amendes pour infractions
    -    Les cotisations des adhérents et payer des cotisations avec la carte bancaire du groupe
[INFO] La cotisation d'un chef ou d'un assistant peut-elle être prise en charge par mon groupe?
    -   Rembourser les dons effectués lors d'une billetterie (helloAsso, billetweb etc.....). Ce don reste à la charge de la personne ayant pris l'initiative de cette contribution.
Les frais de véhicule :
        -  Tu ne peux pas acheter ou recevoir un véhicule en don au nom de l'AGSE
        -  Tu ne peux pas payer l'entretien d'un véhicule
        -  Tu ne peux pas payer l'assurance annuelle, ni le contrôle technique d'un véhicule 
Collecte (vente de sapin, de jus de pomme, de saucisson etc....) :
        - aucune vente ouverte (boutique en ligne ou autre) publique ne peut être pratiquée dans le cadre de l’Association des Guides et Scouts d’Europe, seule une « buvette fermée » lors d’une fête de groupe peut entrer dans le cadre d’une collecte, aucune vente ouverte au public ne peut faire partie de ce cadre.

POINTS D'ATTENTION :  
1- sur les frais médicaux :
        -    Tu dois garder une trace des justificatifs de paiement de médecin et des factures de pharmacie avant de         remettre les documents originaux aux familles.
        -    N'oublie pas de demander aux familles concernées le remboursement de ces frais.
2- sur les cadeaux :
        -    Le montant fixé par l'Etat est de 73€ maximum par bénévole et une seule fois par personne. 
[INFO] Remise de cadeaux à un bénévole :
3- Frais de repas (Restaurant):
        -    Le montant fixé par l'Etat est de 20.70€ par personne
4- Assurance véhicule prêté :
        - Il est possible de prendre en charge (sur justificatif) le coût d'une extension d'assurance du propriétaire 
5- Abonnement de transport :
        - Tu ne peux pas rembourser plus de 50% du montant de l'abonnement

1. Détail des justificatifs : Le remboursement des frais se fait au centime près donc pas d'arrondi

                a) une facture ou un ticket de caisse

Il doit être complet, lisible (ne pas être plié et sans ticket de CB dessus) et comporter :

• une en-tête ou un logo officiel
• un numéro de facture
• une date 
• un montant HT et TTC
• le détail de tous les articles achetés, avec le montant unitaire. 

Si lors de ton virement tu as joint un bon de commande ou un devis, pense à aller mettre la facture par la suite.

Bien vérifier que tu rembourses le montant final de la facture ou du ticket et bien déduire les bons de réduction. 

                b) une note de frais 

Réfère-toi à la [FAQ] Comment remplir une note de frais ? 

Le modèle de note de frais est disponible sur Sycomore dans la base documentaire => 01-ADMINISTRATIF => D- Remboursement de frais => Note de frais.xls

Elle doit être accompagnée des justificatifs correspondant aux frais qu'elle indique (notamment tickets de caisse de la pompe à essence, tickets de péage…)

Rappel : 
En cas de remboursement d'essence, le montant remboursé ne peut pas être supérieur à celui des frais kilométriques. 

2. Transmets tous tes justificatifs :

Banque AGSE te permet de transmettre simplement tous les justificatifs relatifs à la comptabilité de trésorerie de ta structure. Tout au long de l'année, ajoute les justificatifs, ils seront archivés et utilisés par le commissaire aux comptes à la clôture. 

Ton temps est précieux, il est aussi ton pire ennemi ! il rend plus difficile la collecte des justificatifs. Alors une fois par mois, deux fois les mois les plus tendus, saisie la comptabilité et rentre les justificatifs dans Banque AGSE ! 

Pour aller plus loin : 
[FAQ] Banque AGSE, comment affecter un compte comptable à une transaction bancaire ?